Was ist eigentlich ein Dokumentenmanagement-System?
Und vor allem, wozu braucht man es?
Erhalten Sie hier einen schnellen Überblick, was ein Dokumentenmanagement-System (DMS) bzw. Enterprise Content Management (ECM) System überhaupt ist und für Sie leistet. Dokumente verwalten, wiederfinden und organisieren
Primär dient ein DMS zur sicheren Aufbewahrung von Dokumenten, um folgendes leisten zu können:
Schnelles Wiederfinden - Beispielsweise durch Suche nach Stichworten innerhalb von Dokumenten, Zuordnen zu Vorgängen - zum Beispiel welche Dokumente/Informationen gehören zu einem bestimmten Reklamationsvorgang,
Sicheres Archivieren - damit die Dokumente auch noch nach 10 Jahren unverändert gelesen werden können, Stichwort: PDF/A
Integrieren in Geschäftsprozesse - zum Beispiel geführte und dokumentierte Reklamationsbearbeitung,
Zusammenfassen von Dokumenten und anderen Informationen zu Akten - zum Beispiel, was gehört alles zu einem Kunden,
Versionieren/Dokumenten-Historie - Was hat wann, wer geändert, was ist die aktuelle und richtige Version,
Verwaltung von weiterführenden Informationen - zum Beispiel E-Mails+Anhänge
Verknüpfung von Informationen - Welche Dokumente/Mails/etc... gehören zusammen,
Schützen von Dokumenten - Berechtigungen